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Projekte

So managen wir Dynamik

Implementierung PM-Standards & Projektkultur

  • Wie schaffen wir es, unsere Projekte termingerecht und innerhalb der Budgets umzusetzen – und dabei die Projektleitung weiterhin Mitarbeitern aus den Fachbereichen zu übertragen?
  • Wie können wir ein einheitliches Verständnis in der Projektarbeit erreichen – und so die Arbeit reibungsloser gestalten?

Unser Auftraggeber mit 300 Mitarbeitern an verschiedenen Standorten in Deutschland wurde zunehmend mit komplexeren Projektanforderungen konfrontiert. Projektrichtlinien waren bereits entwickelt, ein Entscheidungsgremium etabliert sowie Projektleiter eingesetzt worden. Die Projektplanungen waren trotzdem unvollständig – Meilensteine waren lediglich in 30% der Projekte beplant. Die Projekte entwickelten sich stets deutlich kostenintensiver als geplant und wurden dazu erheblich später beendet. Zudem herrschte zwischen Abteilungen kein einheitliches Projektverständnis, was zusätzlich Zeit und Ressourcen band.

  • Aufbau und Abstimmung einer modularen Projektplanung
    Ziel: Verankerung und Weiterentwicklung der Projektkultur.
  • Entwicklung klarer Prozesse und nachvollziehbarer Standards, die durch Vorgaben und Automatismen eine Wiederholbarkeit bei gleichmäßig hoher Qualität sichern.
  • Wissensvermittlung und Motivation durch
    - Einbindung von Projektleitern und Projektmitarbeitern in die Konzeption sowie
    - zielgruppenorientierte, praxisorientierte Trainings für Projektmitarbeiter und Projektleiter.
  • Workshops für die Geschäftsführung und 1. Führungsebene schaffen Verständnis und Unterstützung.
  • Nachhaltigkeit durch eine strukturierte Dokumentation und Visualisierung in einem Projektmanagement-Handbuch.
  • Etablierung eines kontinuierlichen Austauschs der Projektleiter durch eine regelmäßig tagende „Projektleiter-Runde“.

Nach 5 Monaten waren die Projektstandards verabschiedet sowie 100 Projektmitarbeiter und 40 Projektleiter trainiert – und letztendlich Workshops mit der Geschäftsführung und 1. Führungsebene durchgeführt.

Im Ergebnis konnten per Auswertung eindeutig qualitativ höherwertige Planungen sowie deutlich verbesserte Projektergebnisse nachgewiesen werden. Projektkultur und Projektverständnis wurden weitestgehend im Unternehmen verankert.


Einführung Projektportfolio-Management

  • Wie können im Unternehmen mehr Projekte bei gleichen Ressourcen umgesetzt werden?
  • Oder: "Was machen die eigentlich alle?"

Ein in den vergangenen Jahren sehr schnell gewachsenes Dienstleistungsunternehmen hatte Projekte bisher auf Zuruf und kurzem Dienstweg umgesetzt. Dieses Vorgehen führte aufgrund der neuen Strukturen jedoch dazu, dass die Projekte starteten, deren Auftraggeber die besten Netzwerke im Unternehmen hatten – wobei diese Projekte nicht unbedingt auch beendet wurden.

Meist wurden die begonnenen Projekte zudem teurer als erwartet oder es stellte sich bei Projektende heraus, dass entscheidende Bereiche oder Schnittstellen „vergessen“ worden waren – und so der Endtermin nur mit erheblichem Mehraufwand gehalten werden konnte.

Hier galt es, einheitliche Vorgehensmodelle für das Management einzelner Projekte wie auch für ein Multi-Projektmanagement zu entwickeln und zu implementieren – und dafür Akzeptanz im Unternehmen zu schaffen: Die Etablierung einer Projektmanagement-Kultur von A bis Z als zentrale Aufgabe.

  • Strategische Dreijahresplanung für die Entwicklung und Implementierung eines Projektmanagements wie eines Multi-Projektmanagements.
  • Entwicklung und Fixierung von Prozessen, Standards und Vorlagen für die Durchführung einzelner Projekte – mit Fokus auf Praxisorientierung und pragmatische Anwendbarkeit.
  • Motivation und Training aller Ebenen der Projektorganisation – vom Projektauftraggeber bis zum Projektmitarbeiter.
  • Aufbau, Besetzung und Etablierung von Gremien für die Multi-Projektsteuerung.
  • Ressourcensteuerung: Schaffen von Transparenz zu Projektressourcen durch Einsatz einfacher Tools.
  • Aufbau von Prozessen und Standards für ein nachvollziehbares und transparentes Multi-Projektmanagement.
  • Kontinuierliche Kommunikation zum Status des Kundenprojektes an die Geschäftsführung als Auftraggeber.

Bereits nach 2 Monaten konnten wir den Meilenstein „Verabschiedung der Dreijahresplanung“ feiern, sodass anschließend die Umsetzung startete.
Nach einigen Widerständen auf der Führungsebene hat sich bis heute die Anzahl der verfügbaren Projekttage bei gleichen Ressourcen erheblich erhöht. Projekte werden zudem nachweislich zu einem hohen Prozentsatz innerhalb der Plandaten beendet. Entscheidungen für den Start einzelner Projekte werden bewusst unter Kenntnis aller Rahmendaten getroffen und priorisiert.

Projektmitarbeiter und Projektleiter begreifen Projektarbeit zudem als Chance, über „den Tellerrand hinauszublicken“ und sich gezielt weiterzuentwickeln. Zum Ende unserer Arbeit war eine Abteilung zur Projektportfolio-Steuerung installiert und unsere Zielsetzung erreicht.


Interkulturelles, zeitkritisches IT-Programm in Moskau: Beratung/Training/Coaching

Die IT-Infrastruktur des ausländischen Tochterunternehmens ist von der deutschen Mutter zu lösen: Wie setzt man ein solchen interkulturelles Programm termingerecht um?

Ein international agierendes Versicherungsunternehmen hatte 2008 eine Tochter in Moskau gegründet. Dabei wurden Prozesse und Standards an das deutsche Erfolgskonzept angepasst, so auch die IT-Infrastruktur an die deutsche IT-Landschaft angebunden. 2010 dann die Auflage der russischen Aufsichtsbehörde, die IT-Infrastruktur bis zum Ende des Jahres 2011 zu entkoppeln und die Verwaltungskosten erheblich zu senken.

Es musste ein strategisches sowie zeit- und kostenkritisches Programm in Moskau mit Schnittstellen in die deutsche Mutter aufgesetzt werden. Während die Mutter in Deutschland sowie die Geschäftsführung in Moskau mit internationalen Projektstandards arbeitete, gab es bei der Mannschaft in Russland Nachholbedarf. Zudem sollten die Leistungsträger in der IT an das Unternehmen gebunden werden.

Eine Aufgabe zwischen Welten und Kulturen und natürlich Sprachen. Wir wurden beauftragt, das Programm zu begleiten, die termingerechte Umsetzung der Projektziele zu sichern sowie Programm- und Projektleiter zu Projektmanagementarbeit weiter zu qualifizieren.

  • Aufsetzen des Programms sowie Planung der Einzelprojekte nach internationalen Projektmanagement-Standards sowie inhaltliche Qualitätssicherung des Vorgehens und der Schnittstellen.
  • Training des russischen Programmleiters sowie der Projektleiter zu Projektmanagement-Standards.
  • Sicherung der Schnittstelle bei Kontakten zwischen der russischen Tochter und deutschen Mutter.
  • Entwicklung und Etablierung von Reporting-Instrumenten und Prozessen.
  • Kontinuierliches Controlling des Projektstatus' & Reporting ans Management – mit ergänzenden Handlungsempfehlungen.
  • Regelmäßiges Coaching des Programm- und eines Projektleiters – quasi „on the job“.
  • Modularer Aufbau der Zusammenarbeit mit mpmEXPERTS – orientiert an den Anforderungen der russischen Führungskräfte, den Notwendigkeiten aufgrund der kulturellen Unterschiede wie auch den Herausforderungen durch die Zusammenarbeit auf Distanz:
    - Startphase: eine Intensiv-Woche vor Ort in Moskau
    - Anfangsphase: monatlich ca. 3 Tage Präsenz in Moskau
    - Während der kompletten Projektlaufzeit wöchentliche Calls.

Die IT-Systeme waren zum Zieltermin nach 12 Monaten Programmlaufzeit abgelöst, die Vorgaben der Aufsichtsbehörde erfüllt – und die internen Kosten erheblich gesenkt.
Der Projektauftraggeber in der Geschäftsführung war jederzeit objektiv zum Projektstatus informiert und konnte bei Bedarf direkt agieren.
Das russische Team arbeitet weiterhin aktiv mit internationalen Projektmanagement-Standards. Ein Projektleiter übernahm während des Programms zusätzlich weiterführende Aufgaben, der Programmleiter hat sich für die nächste Karrierestufe qualifiziert.


Einführung Projektmanager-Karrierepfad

Wie können in einem Unternehmen mit flachen Hierarchien Mitarbeiter gebunden und die Projektqualität verbessert werden?

Unser Kunde, ein Versicherungsunternehmen mit 500 Mitarbeitern, war in den vergangenen Jahren überproportional gewachsen. Trotz des Anbaus von Mitarbeitern sollten die bisherigen flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswege beibehalten werden.

Bei einer solchen Unternehmensorganisation sollen Mitarbeiter auch für die Zukunft an das Unternehmen gebunden und dabei dem Trend zu zunehmender Projektarbeit Rechnung getragen werden. Außerdem wünschte man sich die Konzeption von Maßnahmen und eine Begleitung bei der Umsetzung.

  • Konzeption eines Karrierepfads für Projektleiter aus Fachbereichen und IT: die „Projektleiter-Laufbahn“.
  • Implementierung des Konzeptes unter Einbindung der unterschiedlichen unternehmensinternen Schnittstellen wie Betriebsrat und Personalabteilung.
  • Internes Marketing für den neuen Karrierepfad im Unternehmen.
  • Laufende Umsetzung, Qualitätssicherung und Ergebniskontrolle.

In vier Wochen war das Gesamtkonzept entwickelt und abgestimmt. Nach Abschluss der Abstimmungsprozesse wurde der Karrierepfad in den verschiedenen Stufen aufgebaut – und mittlerweile von 35 Potenzialträgern beschritten.
Die komplexere Ausbildung der Projektleiter in unterschiedlichen Stufen bewirkte eine erhebliche Verbesserung der Projektergebnisse und Projektkultur im Unternehmen.


Entwicklung von Potenzialträgern – in Verbindung mit Projektarbeit

Wie kann ich interne Potenzialträger an das Ressort binden, ein innovatives Projekt stemmen – und Projektarbeit effizienter gestalten?

Ein Konzernbereich mit 600 Mitarbeitern war trotz zunehmender Automatisierung erheblich gewachsen, und das bei gleichzeitig flachen Hierarchien und wenig Fluktuation in der Führungsriege. Der zuständige Bereichsvorstand hatte sich zum Ziel gesetzt, Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung zu initiieren.
Auf Ebene der Sacharbeiter waren einige Potenzialträger identifiziert worden, die durch bereichsinterne Förderungsmaßnahmen individuell gefördert und an den Bereich gebunden werden sollten. Ein entsprechendes Jahresprogramm war durch die Personalentwicklung ganzheitlich konzipiert worden, die Detaillierung und Umsetzung der Einzelmaßnahmen war ein offener Job.
Und das Thema, mit dem wir beauftragt wurden. Besondere Herausforderung war das konkrete Projekt, das durch die Teilnehmer im Rahmen der Maßnahme geplant und umgesetzt werden sollte.

  • Design und Abstimmung der unterschiedlichen Module – ausgerichtet auf die Anforderungen der speziellen Zielgruppe.
  • Trainings zu praxisorientierten Projektmethoden unter Berücksichtigung etablierter Konzernstandards – mit direkter Umsetzung im beauftragten Projekt. Von der Präzisierung des Projektauftrags über die Findung der Projektgruppe und Organisation bis zur Konkretisierung der Ziele und Zusammenarbeit sowie der Projektplanung: die direkte Praxisumsetzung stand im Fokus.
  • Begleitung der Projektarbeit mit Workshops zu ausgewählten Projektmanagement-Themen wie Risikomanagement oder Kommunikation in Projekten.
  • Regelmäßiges Coaching der Projektleiter und deren Stellvertreter zum Beispiel vor Sitzungen des Lenkungsausschusses oder zu spezifischen Fragen im Rahmen der Projektarbeit.
  • Trainingsmodule zu unterschiedlichen Führungsthemen wie: Rolle der Führungskraft, Kommunikation, Delegation.

Die Gruppe von 13 Potenzialträgern wurde durch die Maßnahme motiviert und weiter qualifiziert zur Arbeit in Projekten – was die Arbeit auch im Tagesgeschäft erheblich effizienter gestaltete. Das hat eine Befragung der Teilnehmer an der Maßnahme gezeigt.
Das beauftragte Bereichsprojekt wurde innerhalb der Zeitvorgabe zur Zufriedenheit des Auftraggebers abgeschlossen.

Diese Maßnahme ist ongoing und wurde mittlerweile drei Mal über verschiedene Konzernbestandteile durchgeführt.

"Sabine Dietrich besticht nicht nur durch ihre Methodenkompetenz. Auch durch den Blick für die Situation: Sowohl im Projekt selbst als auch im unternehmenspolitischen Umfeld kann sie kritische Situationen antizipieren und frühzeitig unterstützen, diese zu vermeiden. Sie verfügt über eine starke Empathie, kann Personen sehr gut einschätzen und motivieren und findet schnell Zugang und Akzeptanz. Frau Dietrich ist den entscheidenden Tick schneller als andere und dabei 100% zuverlässig. Das sind genau die Grundlagen, die man für erfolgreiche Projektarbeit braucht ..."

Knut Alex

Chief Financial Officer / Chief Operating Officer
CiV Life Moskau

„Frau Dietrich schafft es durch ihr kompetentes, souveränes Auftreten und ihre offene Art, die Teilnehmer von Beginn an zu motivieren. Sie vermittelt alle Inhalte mit reichlich Fachkompetenz auf eine sehr lehrreiche, praxisrelevante und auf alle Teilnehmer abgestimmte Art und Weise. Dabei schafft sie in den Seminaren eine persönliche, fast schon familiäre Atmosphäre.  Untermauert durch ihren großen Erfahrungsschatz ist Frau Dietrich in der Lage, Anregungen für das Tagesgeschäft und die Projektarbeit weiterzugeben und animiert dabei die Teilnehmer, auch mal über den Tellerrand zu schauen. Auf alle Fragen und Wünsche der Teilnehmer geht sie sehr professionell ein.
Wir, und vor allem unsere Projektleiter, freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“

Nils-Henrik Kühne

Leiter Project Management Office (PMO)
Verband der Vereine Creditreform e.V.

"Durch die professionelle, erfahrene und individuelle Unterstützung von Frau Dietrich und mpmEXPERTS konnten wir unser Projektmanagement deutlich im Sinne unseres Reifegradmodells weiterentwickeln.

Die auf unser Unternehmen zugeschnittenen Schulungen wurden von den Mitarbeitern sehr positiv aufgenommen und haben dabei geholfen, einen Kulturwandel einzuleiten. Die gemeinsam überarbeiteten und teilweise neu eingeführten Elemente zeigen bereits Wirkung bei der Zielsetzung, unser Projektmanagement noch risiko- und kosteneffizienter aufzustellen."

Frank Raue

Leiter Betriebsorganisation der Delvag Gruppe, der Versicherungsgruppe im Lufthansa-Konzern

"Frau Dietrich führt für unser Unternehmen Führungskräftetrainings durch. Wir haben sie dafür ausgewählt, weil sie uns durch ihre Kompetenz, ihre strukturierte Arbeitsweise und ihr souveränes Handeln überzeugt hat. Seminarteilnehmer schätzen an ihr besonders den Mix aus Theorie und praktischer Anwendung. Ich schätze ihre Professionalität bei der konzeptionellen Zusammenarbeit und in der Beratung zu Trainingsdesigns und -methoden ebenso wie ihr Engagement bei der Weiterentwicklung von Trainings und Ihre Zuverlässigkeit in der Zusammenarbeit sehr."

Elke Westmeier

Spezialistin Qualifizierung, AXA Konzern AG, Köln

"Seit Jahren führen wir unsere Schulungen rund um das Projektmanagement an allen Standorten ausschließlich mit Frau Dietrich durch. Dabei reicht das Spektrum der Veranstaltungen vom Einzelcoaching bis zur Vorbereitung von Mitarbeitern für die Projektarbeit und Projektleitung. Die Schulungen wurden sehr kompetent und vor allem individuell auf die Bedürfnisse der Teilnehmer und des Unternehmens zugeschnitten, verbunden mit vielen wertvollen Tipps und Beispielen aus der Praxis. Besonders hervorzuheben ist der sehr gute Mix aus Theorie und praktischen Übungen. Das Feedback der Teilnehmer zu den Schulungen war durchgehend sehr positiv und wir können Frau Dietrich uneingeschränkt weiterempfehlen."

Dr. Jürgen Plitt

Stv. Leiter Demandmanagement, Talanx Deutschland Bancassurance

"Begeistert blicke ich auf die wertvollen und ereignisreichen Projektmanagement-Seminare von Frau Dietrich zurück. Nicht nur fachlich überzeugen die Seminare, ausgestattet mit einer reichhaltigen Toolbox für Projektleiter, sondern insbesondere auch durch den lebendigen und praxisnahen Austausch der Teilnehmer. Dem Thema Kommunikation als Schlüssel nachhaltigen Projekterfolgs wird somit an allen Seminartagen besonderer Raum gegeben. Die intensiven Trainings zur Führungskompetenz als Projektleiter machen die reichhaltigen Seminarinhalte erlebbar und zu einem „Mehrwert“ für die persönliche Weiterentwicklung."

Antje Rahlf

neue leben Lebensversicherung AG, Hamburg

"Warum ich gern mit Frau Dietrich zusammenarbeite? Sie ist erfahren und kompetent. Aufgrund ihrer mehrjährigen Tätigkeit als innerbetriebliche Dienstleisterin im Angestelltenverhältnis kennt sie die Matrix-Struktur von Projektarbeit in Großunternehmen und setzt diese Erfahrung direkt und unkompliziert in ihrem Tun um. Als Trainerin geht sie souverän mit Gruppenprozessen und didaktischen Baustellen sowie ungeplanten Stakeholder-Interventionen um und bindet diese gewinnbringend ein. Anforderungen, Bedarfe und Veränderungen in unterschiedlichen Konzeptions- und Umsetzungsphasen werden als Herausforderungen verstanden und konstruktiv aufgenommen ..."

Gottfried Rabenau

Personalentwicklung, Talanx Service AG

"Ich kann Frau Dietrich nur ein riesiges Kompliment machen. Es ist sehr erstaunlich, wie effizient sie auch diesen 3. Baustein durchgeführt hat. Sie bindet das Wissen der Teilnehmer mit ein (optimal!) und ergänzt aus Ihrer Erfahrung mit sehr konkreten Hinweisen. So habe ich den Eindruck, einen ganzen "Rucksack" voll mit in die Praxis mitzunehmen.

100% professionell, hervorragende Methodik und Seminarführung, motivierend!!! Es macht großen Spaß, mit Frau Dietrich zusammenzuarbeiten. Vielen, vielen Dank und alles Gute!"

Volker Lengemann

Talanx Service AG

"Frau Sabine Dietrich verkörpert und lebt Projektmanagement pur. Ich habe vorher schon einige andere Projektmanagement-Weiterbildungen besucht, doch keine der Veranstaltungen war so praxisnah und authentisch wie die von Frau Dietrich. Ihr großer Erfahrungsschatz aus dem richtigen, echten Projektmanagement-Leben ist in ihren Seminaren ganz deutlich zu spüren. Das ist genau das Werkzeug, das ich für meine tägliche, operative Projektmanagementtätigkeit benötige. In Frau Dietrichs Seminaren gibt es zudem immer ausreichend Gelegenheit, das Gelernte praktisch zu üben. Die Feedbacks von Frau Dietrich in diesem Zusammenhang sind Gold wert. Ich fühle mich hervorragend auf Projektmanagement vorbereitet!"

Gerd Germann

Produktmanager und Projektleiter von Produktentwicklungsprojekten
HDI Lebensversicherung AG

"Frau Dietrich leitete als externe Trainerin alle Seminarteile meiner Ausbildung zum Projektleiter nach Konzernstandards. Von der Vermittlung der Grundkenntnisse bis hin zu Rollenspielen als Kommunikations- und Führungstraining hatte sie immer das richtige Mittel parat, den jeweiligen Lerninhalt anschaulich, verständlich und professionell zu vermitteln. Dabei blieb ihre langjährige Erfahrung aus der Praxis jederzeit spürbar. Das individuelle Vorgehen macht es jedem Seminarteilnehmer möglich, auch komplexere Themen nachzuvollziehen ..."

Andreas Gaida

Produktmanager, Talanx Deutschland Bancassurance

"Ich möchte mich nochmals ausdrücklich für Ihre tolle Workshop-Begleitung letzte Woche bedanken. In unserem Haus gibt es noch interessierte Mitarbeiter, denen ich Ihren Workshop bereits wärmstens ans Herz gelegt habe ..."

Karl-Heinz Sedlmayer

Essener Systemhaus, Betrieb der Stadt Essen – IT-Strategie / Vertrieb

"Seit vielen Jahren arbeite ich mit Frau Sabine Dietrich zusammen. Dabei bin ich immer wieder aufs Neue begeistert, wie aufmerksam, zuverlässig und absolut kompetent sie ihre Kunden im Bereich des Projektmanagements begleitet. Dabei ist auch außerhalb des Seminarraums jeder Kontakt mit Frau Dietrich ein sehr angenehmer. Von mir bekommt Frau Dietrich nur 'Bestnoten'!"