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Infektionsgefahr – wenn Gewohnheiten Sie krank machen

Eine Krankheit tritt häufig bei Führungskräften auf.

Liebe Leser,

in meinen Coachings muss ich leider immer wieder feststellen, dass es unter Führungskräften eine weit verbreitete Krankheit gibt, die sich in den unterschiedlichsten Formen äußert:

Zum Beispiel gibt es die routinierte Führungskraft, die ihre Aufgaben beherrscht, aber trotzdem jeden Tag elf Stunden arbeitet, weil die To-Dos nicht weniger werden. Am Abend kommt sie völlig erschöpft nach Hause und wartet nur noch darauf, bis es am nächsten Tag weitergeht.

Es gibt aber auch den jungen, karrierehungrigen Manager, der endlich als Projektleiter arbeiten darf. Er wird geradezu überrollt von der Aufgabenflut, häufig zusätzlich zu seinem „normalen“ Job, und hat jeden Tag das Gefühl, zu nichts zu kommen.

Falls Sie sich darin wiederkennen, ist die Diagnose klar: Sie leiden an chronischer Zeitknappheit.  

 

Der schleichende Virus

Egal in welcher Form die Zeitknappheit auftritt – als Betroffener fühlen Sie sich kraftlos, ausgepowert und erreichen gefühlt nichts. Und je länger sie anhält, desto frustrierter sind Sie. Die gute Nachricht: Sie selbst können sich von zahlreichen Symptomen dieser „Erkrankung“ heilen. Denn verantwortlich sind letztendlich zu einem erheblichen Teil Ihre Gewohnheiten. Es sind Gewohnheiten, die sich im Laufe der Zeit unbemerkt in Ihr Leben geschlichen haben. Und das ist typisch für Gewohnheiten: Sie sind nicht bewusst gewählt, genauso wenig, wie sie wieder von selbst verschwinden. Und das ist fatal, denn die Gewohnheiten, die zu Zeitknappheit führen, sind Produktivitätskiller! Sie stehlen Ihnen die wichtigste Grundlage für ein zufriedenstellendes und nachhaltiges Arbeiten: Ihren Schwung und Fokus. 

Jetzt schütteln Sie vielleicht mit dem Kopf und glauben, keine schlechten, zeitfressenden Gewohnheiten zu haben?! Ich möchte Ihnen einige Beispiele vor Augen führen – vielleicht erkennen Sie sich ja darin …

 

Der Mensch, das Gewohnheitstier

Eine Gewohnheit, die zu Zeitknappheit führt, ist das Multitasking. Es ist ein Irrglaube, dass das gleichzeitige Erledigen von Aufgaben Zeit spart. Im Gegenteil: Das Gehirn kann sich nicht gleichzeitig auf zwei Themen fokussieren und springt deshalb hin und her. Diese Rein-Raus-Bewegung kostet wahnsinnig viel Energie und Konzentration, die Ihnen dann bei der Bearbeitung der Aufgaben fehlt. 

Das Gleiche gilt für Unterbrechungen aller Art – sei es das Lesen der neuesten WhatsApp-Nachricht oder der schnelle Check der E-Mails: Jede Unterbrechung kostet Sie Zeit und Energie, um anschließend wieder an Ihre originäre Aufgabe anzuknüpfen. Dieser Aufmerksamkeits-Shift kann sogar bis zu 40 Prozent Ihrer produktiven Zeit einnehmen. 

Ein weiterer Zeitkiller ist das Gewohnheitsaufschieben: Bevor Sie den ersten Schritt in einer Sache starten, schnell noch das Gespräch mit dem Kollegen, der zugesagte Rückruf , die Vorbereitung auf das nächste Meeting … Der Tag ist ja noch lang. In Wahrheit aber haben Sie zumeist Angst vor dem ersten Schritt. Diese Angst ist unbewusst, zeigt sich jedoch in dieser ständigen Prioritätenverschiebung. Besonders bei Aufgaben, die keinen Spaß machen, vielleicht auch herausfordernder sind, erst auf lange Sicht Nutzen bringen oder einen längerfristigen Termin haben, neigen viele Menschen dazu, vielen kleinen Aufgaben den Vortritt zu lassen. Blöd nur, dass irgendwann auch der langfristigste Terminplan an seine Grenzen stößt – und dann steigt der Druck immens. Zeitknappheit ist vorprogrammiert.

  

Konsequenz heilt

Sie sehen also, es gibt viele Zeitkiller, die Ihnen auf den ersten Blick gar nicht bewusst sind. Aber wie werden Sie die wieder los? Können Sie sich selbst von Ihrer Krankheit befreien? Ja, Sie können.

Verzichten Sie doch mal bewusst auf Multitasking. Nehmen Sie nicht mehrere Dinge zeitgleich in Angriff, sondern fokussieren Sie sich auf eine Aufgabe. Starten Sie erst dann den nächsten Job, wenn Sie Ihr Ziel-Ergebnis erreicht haben - oder an einem sinnvollen Punkt, der ein schnelles Anknüpfen möglich macht, angekommen sind. Seien Sie konsequent und lassen Sie sich nicht unterbrechen. Gehen Sie nicht ans Telefon, antworten Sie nicht auf Mails, signalisieren Sie „Bitte nicht stören“ über Ihr Verhalten oder auch die geschlossene Bürotür. 

Sollte es Ihnen schwerfallen, Aufgaben anzugehen, beachten Sie die 72-Stunden-Regel: Wenn Sie eine zu erledigende Aufgabe innerhalb dieses Zeitraums nicht angefangen haben, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie das überhaupt noch tun. Starten Sie damit, dass Sie die Aufgabe direkt in Teilschritte zerlegen und Termine setzen. Hauptsache, Sie packen sie an. 

Das Konzept im Großraumbüro erstellen? Schwierig. Suchen Sie für jede Aufgabe die passende Umgebung. Vielleicht ist es sinnvoll, den Vormittag im Home-Office zu verbringen, damit Sie in Ruhe strategische Themen bearbeiten können. Für die Besprechung von vertraulichen Zahlen reservieren Sie sich einen Besprechungsraum. Wichtig ist, dass Sie für jede Aufgabe bewusst eine förderliche Umgebung aussuchen.

Und wenn Sie dann noch das eine oder andere Mal „Nein“ sagen, wenn es wieder irgendetwas ganz dringendes auf den letzten Drücker zu erledigen gibt ...

Sie sehen also: Unter chronische Zeitknappheit zu leiden ist ein ernst zu nehmender Zustand, der Ihr Lebensgefühl stark beeinflussen kann. Aber es ist auch ein Zustand, den sie auflösen können – wenn Sie die Zeitfresser erkennen und konsequent vermeiden. 

Es gibt üblicherweise weder im Büroalltag noch im Privatleben Anforderungen, für die Sie in der gleichen Sekunde aufspringen müssen. Die Erfolge des ungestörten Arbeitens werden Sie überzeugen.

Ich wünsche Ihnen gute Besserung!

 

Mit besten Grüßen

Ihre Sabine Dietrich