Sprechen Sie mich an! +49 2129 373 566

Projektportfolio-Management

WOW! Projekte überall. Wunderbar, Innovationen werden getrieben, Unternehmen verändern sich und treten den Beweis an – die Digitalisierung schreitet in Deutschland voran.

Dass der Anteil der Projektarbeit an der Gesamtwertschöpfung weiter rasant zunehmen wird, erscheint angesichts der Trends der Zeit wie auch der Schnelligkeit logisch. Schließlich müssen all die neuen und zunehmend komplexeren Projekte umgesetzt werden. Und das idealerweise ohne dass sie dem Beispiel eines Flughafenbaus, eines Konzerthauses oder Bahnhofs folgen.

Stellen Sie sich das in Ihrem Unternehmen vor: Wie könnten Sie die Folgen solcher Fehlplanungen stemmen? Und selbst wenn die einzelnen Planabweichungen nicht so massiv sind, in der Vielzahl summieren sie sich und blockieren Ressourcen und Budgets für neue Entwicklungen und Projekte.

Nun ist bekanntermaßen vorbeugen besser als heilen – warum beflügeln Sie also nicht Ihr Projektportfolio- oder auch Multiprojektmanagement? Zahlen so auf Unternehmensstrategie und -ergebnis ein und treiben zeitgleich den notwendigen Kulturwandel.

Projektportfolio-Management: Einfach machen!

Natürlich tickt jedes Unternehmen in seiner Kultur anders. Klar, und das gilt es auch zu berücksichtigen. Aber immer gilt: Ein erfolgreiches Managen der Projektlandschaft hängt von der allseits bekannten Maxime ab "Keep it smart and simple" (KISS). Also, alle Strukturen, Prozesse, Instrumente so einfach, pragmatisch und individuell wie möglich, dabei nachhaltig zu organisieren.
Denn schließlich wollen Sie Projekte und Projektlandschaften erfolgreich steuern – nicht mehr und nicht weniger.

Das stellt erst einmal Anforderungen an das Management. Hier gilt es bewusst die Entscheidung zu treffen, Projekte und deren Anforderungen kritisch zu würdigen und die dafür notwendigen Voraussetzungen, zum Beispiel strategische Vorgaben, Know-how, Strukturen, Prozesse, zu schaffen. Und somit letztendlich auch eine unternehmenseinheitliche Projektkultur zu etablieren.

An diesem Punkt erleben wir immer wieder Halbherzigkeit im Vorgehen. Das heißt, die Rahmenbedingungen werden geschaffen, vom Management, den Führungskräften anschließend jedoch nur dann gelebt, wenn es passt.
Wie soll ein solches System funktionieren? Woran sollen sich die Mitarbeiter in Projekt und Linie orientieren?
In diesem Fall rechnet sich das Invest in das Beflügeln des Systems nicht!

Das Vorleben und die Verbindlichkeit des Managements sind eine Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Projektmanagement-System.

Im nächsten Schritt folgt der Aufbau eines funktionierenden, nachhaltigen Systems: So braucht die kritische Bewertung von Projektanträgen und laufenden Projekten solide Vorarbeit. Also qualitativ belastbar geplante Projektanträge, die neben Ressourcen, Budgets und Terminen auch Leistung und Qualität sowie die potenziellen Risiken der Projekte ausweisen. Und natürlich Aussagen über den zu erzielenden Nutzen durch das Projektergebnis treffen.
Voraussetzung dafür sind die Kompetenz der Projektleiter und der Projektmitarbeiter sowie klare Rollenprofile, Prozesse, Instrumente und Vorlagen.

Projektanträge sind somit unabhängig vom Thema vergleichbar und können nach definierten Kriterien priorisiert werden – eine klare Führungsaufgabe. Ebenso wie die anschließende Steuerung des Portfolios auf Basis der Projektreports. Erstellt nach einheitlichen Vorgaben und Templates und vor allem in einer Kultur, in der ein auf „rot“ gesetztes Projekt als Warnsignal und Handlungsaufforderung und nicht als Fehler des Projektleiters verstanden wird.
Und wie hieß es mal so schön: „Der Reifegrad eines Projektmanagement-Systems definiert sich über die Anzahl der abgebrochenen Projekte“.
Idealerweise werden solche Projekte gar nicht erst gestartet. Aber auch das gilt es zu entscheiden.

Grundlage dafür liefert unter anderem ein übergreifendes Ressourcenmanagement, das potenzielle Engpässe transparent macht sowie die frühzeitige Entwicklung von Lösungsoptionen ermöglicht. Ein Thema, das für ein funktionierendes Projektmanagement-System unerlässlich ist.