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Für Hundezähmer und Drachenbezwinger

Das Schönste an einer langen To-do-Liste? Erledigte Aufgaben wegstreichen natürlich!

Liebe Leser,

so kurz nach den Feiertagen – das neue Jahr ist kaum ein paar Tage alt – bietet sich mir bereits wieder ein altbekanntes Bild: Ich sehe in der Stadt etliche Menschen, die unter Hochdruck durch die Läden pirschen oder mit Vollgas zurück in die Arbeit starten. In ihren Händen und Köpfen: lange To-do-Listen.

Das neue Jahr durchplanen, mit einem aufgeräumten Schreibtisch starten, den Winterurlaub nacharbeiten … Erst kürzlich saß im Training eine junge Frau vor mir, die sich vor der Vielzahl Ihrer Jobs, alle notiert auf To-do-Listen, kaum retten konnte. Und Ihre Liste wuchs und wuchs. Deshalb möchte ich Ihnen an der Stelle einmal eine etwas andere Meinung aufzeigen: Viele Jobs und Aufgaben halte ich für normal und lange To-do-Listen finde ich erst einmal völlig unproblematisch.

Wo liegt der Hund begraben?

Warum sonst würden so viele Menschen jeden Alters nach wie vor To-do-Listen führen – und zwar im beruflichen Kontext genauso wie privat? Die Teilnehmer meiner Trainings melden mir regelmäßig zurück, dass sie die gute alte To-do-Liste als Arbeitsinstrument im Prinzip sehr schätzen. Der Hund liegt also anderswo begraben.

Ich habe erkannt, dass die meisten Menschen ihre To-do-Liste deshalb als bedrohlich empfinden, weil sie im Angesicht ihres Aufgabenberges erkennen: Ihnen fehlen die Ressourcen, um die ganze Liste auf einen Schlag abzuarbeiten.

Schlummernde Drachen

Und ja, das ist sicherlich eine Schwäche der langen Liste auf Papier: Sie können unten beliebig viele To-dos ergänzen. Doch dieses Vorgehen birgt einen wesentlichen Nachteil: Zum Einen können To-dos auf der Liste unendlich vor sich hinschlummern – und sind unterdessen vielleicht gar nicht mehr aktuell oder relevant. Zum Anderen ist keinerlei sinnvolle Priorisierung erkennbar. Ihre To-do-Listen, egal wie lang oder kurz sie auch ausfallen mögen, sollten Sie und Ihre Mitarbeiter deshalb immer strukturiert führen. Meine To-dos teile ich zum Beispiel von vornherein in verschiedene Kategorien auf: E-Mails, Telefonate, Protokolle, Rechnungen etc. So fällt es mir leichter, im Kalender bestimmte Phasen zu blocken, in denen ich beispielsweise konzentriert alle E-Mails abarbeite und mich nicht dabei unterbrechen lasse. Haben Ihre Mitarbeiter ihr To-do-Chaos erst strukturiert, können sie auch die einzelnen Aufgaben klarer beleuchten: Welche davon erledigen sie tatsächlich selbst, welche delegieren sie besser? Und vor allem: in welcher Reihenfolge?

Hände hoch!

Dann dürfen sie sich umso zügiger über den schönsten Aspekt einer jeden To-do-Liste freuen: wenn sie erledigte Aufgaben durchstreichen! Sollten Sie beim Durchstrukturieren Ihrer To-dos jedoch feststellen, dass Ihre Liste im vorhergehenden Chaos ohnehin schon viel zu umfangreich geworden ist und schlicht zu viel darauf steht, bleibt Ihnen eigentlich nur eines übrig. Heben Sie die Hand und machen Sie Ihre Ressourcen transparent!

Erst wenn Ihr Umfeld weiß, welche Vorgänge und Arbeitsschritte sich hinter Ihren Aufgabe verbergen, erst wenn es weiß, wen Sie einbinden und mit wem Sie was abstimmen müssen, und erst wenn Sie geprüft haben, ob Sie diesen Arbeitsprozess nicht optimieren können, sind Sie reif dafür, sich an die Bearbeitung zu machen.

Dieser Prozess, mit dem Sie Ihre Aufgaben handhabbar machen, ist der beste und einzig wirksame Schutz gegen die Aktionismus-Falle.

Mumm in den Knochen

Wenn Sie sicher sind, dass von Ihrer Seite aus alles getan ist, dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig als mutig zu sein und von Ihrem Chef oder Ihrem Team eine Priorisierung Ihrer Aufgaben einzufordern – und damit eine Entscheidung, welche To-dos vorgehen. Da dürfen Sie ruhig offen sein: „Ich mache das gern, aber mehr geht aktuell nicht. Was lasse ich dafür sein?“

Machen Sie also transparent, dass Sie auf jeden Fall mit Priorisierungen arbeiten – selbst wenn Ihr Chef Ihnen keine gibt. Und sobald er mit einer Zusatzaufgabe auf Sie zukommt: Fragen Sie aktiv nach einer Umpriorisierung.

Das erfordert Mut, aber was haben Sie zu verlieren? Wenn Sie sowieso nicht alles schaffen können, ist es auch für Ihren Chef das kleinere Übel, wenn er weiß, welche Aufgabe Sie brachliegen lassen – dann kann er sich darauf einstellen. Der Treiber hinter Ihrem Verhalten ist schließlich, dass Sie die Termine und Aufgaben Ihrer To-do-Liste effektiv abarbeiten möchten, ohne dabei an übermäßigem Druck zu scheitern.

Fürs neue Jahr möchte ich Ihnen darum nur ein To-do ans Herz legen: Reduzieren Sie Ihren Druck und starten Sie stressfrei ins Jahr 2018.

Mit besten Wünschen für Ihr neues Jahr
Ihre Sabine Dietrich