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Für Hundezähmer und Drachenbezwinger

Das Schönste an einer langen To-do-Liste? Erledigte Aufgaben wegstreichen natürlich!

Liebe Leser,

so kurz nach den Feiertagen – das neue Jahr ist kaum ein paar Tage alt – bietet sich mir bereits wieder ein altbekanntes Bild: Ich sehe in der Stadt etliche Menschen, die unter Hochdruck durch die Läden pirschen oder mit Vollgas zurück in die Arbeit starten. In ihren Händen und Köpfen: lange To-do-Listen.

Das neue Jahr durchplanen, mit einem aufgeräumten Schreibtisch starten, den Winterurlaub nacharbeiten … Erst kürzlich saß im Training eine junge Frau vor mir, die sich vor der Vielzahl Ihrer Jobs, alle notiert auf To-do-Listen, kaum retten konnte. Und Ihre Liste wuchs und wuchs. Deshalb möchte ich Ihnen an der Stelle einmal eine etwas andere Meinung aufzeigen: Viele Jobs und Aufgaben halte ich für normal und lange To-do-Listen finde ich erst einmal völlig unproblematisch.

Wo liegt der Hund begraben?

Warum sonst würden so viele Menschen jeden Alters nach wie vor To-do-Listen führen – und zwar im beruflichen Kontext genauso wie privat? Die Teilnehmer meiner Trainings melden mir regelmäßig zurück, dass sie die gute alte To-do-Liste als Arbeitsinstrument im Prinzip sehr schätzen. Der Hund liegt also anderswo begraben.

Ich habe erkannt, dass die meisten Menschen ihre To-do-Liste deshalb als bedrohlich empfinden, weil sie im Angesicht ihres Aufgabenberges erkennen: Ihnen fehlen die Ressourcen, um die ganze Liste auf einen Schlag abzuarbeiten.

Schlummernde Drachen

Und ja, das ist sicherlich eine Schwäche der langen Liste auf Papier: Sie können unten beliebig viele To-dos ergänzen. Doch dieses Vorgehen birgt einen wesentlichen Nachteil: Zum Einen können To-dos auf der Liste unendlich vor sich hinschlummern – und sind unterdessen vielleicht gar nicht mehr aktuell oder relevant. Zum Anderen ist keinerlei sinnvolle Priorisierung erkennbar. Ihre To-do-Listen, egal wie lang oder kurz sie auch ausfallen mögen, sollten Sie und Ihre Mitarbeiter deshalb immer strukturiert führen. Meine To-dos teile ich zum Beispiel von vornherein in verschiedene Kategorien auf: E-Mails, Telefonate, Protokolle, Rechnungen etc. So fällt es mir leichter, im Kalender bestimmte Phasen zu blocken, in denen ich beispielsweise konzentriert alle E-Mails abarbeite und mich nicht dabei unterbrechen lasse. Haben Ihre Mitarbeiter ihr To-do-Chaos erst strukturiert, können sie auch die einzelnen Aufgaben klarer beleuchten: Welche davon erledigen sie tatsächlich selbst, welche delegieren sie besser? Und vor allem: in welcher Reihenfolge?

Hände hoch!

Dann dürfen sie sich umso zügiger über den schönsten Aspekt einer jeden To-do-Liste freuen: wenn sie erledigte Aufgaben durchstreichen! Sollten Sie beim Durchstrukturieren Ihrer To-dos jedoch feststellen, dass Ihre Liste im vorhergehenden Chaos ohnehin schon viel zu umfangreich geworden ist und schlicht zu viel darauf steht, bleibt Ihnen eigentlich nur eines übrig. Heben Sie die Hand und machen Sie Ihre Ressourcen transparent!

Erst wenn Ihr Umfeld weiß, welche Vorgänge und Arbeitsschritte sich hinter Ihren Aufgabe verbergen, erst wenn es weiß, wen Sie einbinden und mit wem Sie was abstimmen müssen, und erst wenn Sie geprüft haben, ob Sie diesen Arbeitsprozess nicht optimieren können, sind Sie reif dafür, sich an die Bearbeitung zu machen.

Dieser Prozess, mit dem Sie Ihre Aufgaben handhabbar machen, ist der beste und einzig wirksame Schutz gegen die Aktionismus-Falle.

Mumm in den Knochen

Wenn Sie sicher sind, dass von Ihrer Seite aus alles getan ist, dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig als mutig zu sein und von Ihrem Chef oder Ihrem Team eine Priorisierung Ihrer Aufgaben einzufordern – und damit eine Entscheidung, welche To-dos vorgehen. Da dürfen Sie ruhig offen sein: „Ich mache das gern, aber mehr geht aktuell nicht. Was lasse ich dafür sein?“

Machen Sie also transparent, dass Sie auf jeden Fall mit Priorisierungen arbeiten – selbst wenn Ihr Chef Ihnen keine gibt. Und sobald er mit einer Zusatzaufgabe auf Sie zukommt: Fragen Sie aktiv nach einer Umpriorisierung.

Das erfordert Mut, aber was haben Sie zu verlieren? Wenn Sie sowieso nicht alles schaffen können, ist es auch für Ihren Chef das kleinere Übel, wenn er weiß, welche Aufgabe Sie brachliegen lassen – dann kann er sich darauf einstellen. Der Treiber hinter Ihrem Verhalten ist schließlich, dass Sie die Termine und Aufgaben Ihrer To-do-Liste effektiv abarbeiten möchten, ohne dabei an übermäßigem Druck zu scheitern.

Fürs neue Jahr möchte ich Ihnen darum nur ein To-do ans Herz legen: Reduzieren Sie Ihren Druck und starten Sie stressfrei ins Jahr 2018.

Mit besten Wünschen für Ihr neues Jahr
Ihre Sabine Dietrich

"Sabine Dietrich besticht nicht nur durch ihre Methodenkompetenz. Auch durch den Blick für die Situation: Sowohl im Projekt selbst als auch im unternehmenspolitischen Umfeld kann sie kritische Situationen antizipieren und frühzeitig unterstützen, diese zu vermeiden. Sie verfügt über eine starke Empathie, kann Personen sehr gut einschätzen und motivieren und findet schnell Zugang und Akzeptanz. Frau Dietrich ist den entscheidenden Tick schneller als andere und dabei 100% zuverlässig. Das sind genau die Grundlagen, die man für erfolgreiche Projektarbeit braucht ..."

Knut Alex

Chief Financial Officer / Chief Operating Officer
CiV Life Moskau

„Frau Dietrich schafft es durch ihr kompetentes, souveränes Auftreten und ihre offene Art, die Teilnehmer von Beginn an zu motivieren. Sie vermittelt alle Inhalte mit reichlich Fachkompetenz auf eine sehr lehrreiche, praxisrelevante und auf alle Teilnehmer abgestimmte Art und Weise. Dabei schafft sie in den Seminaren eine persönliche, fast schon familiäre Atmosphäre.  Untermauert durch ihren großen Erfahrungsschatz ist Frau Dietrich in der Lage, Anregungen für das Tagesgeschäft und die Projektarbeit weiterzugeben und animiert dabei die Teilnehmer, auch mal über den Tellerrand zu schauen. Auf alle Fragen und Wünsche der Teilnehmer geht sie sehr professionell ein.
Wir, und vor allem unsere Projektleiter, freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“

Nils-Henrik Kühne

Leiter Project Management Office (PMO)
Verband der Vereine Creditreform e.V.

"Durch die professionelle, erfahrene und individuelle Unterstützung von Frau Dietrich und mpmEXPERTS konnten wir unser Projektmanagement deutlich im Sinne unseres Reifegradmodells weiterentwickeln.

Die auf unser Unternehmen zugeschnittenen Schulungen wurden von den Mitarbeitern sehr positiv aufgenommen und haben dabei geholfen, einen Kulturwandel einzuleiten. Die gemeinsam überarbeiteten und teilweise neu eingeführten Elemente zeigen bereits Wirkung bei der Zielsetzung, unser Projektmanagement noch risiko- und kosteneffizienter aufzustellen."

Frank Raue

Leiter Betriebsorganisation der Delvag Gruppe, der Versicherungsgruppe im Lufthansa-Konzern

"Frau Dietrich führt für unser Unternehmen Führungskräftetrainings durch. Wir haben sie dafür ausgewählt, weil sie uns durch ihre Kompetenz, ihre strukturierte Arbeitsweise und ihr souveränes Handeln überzeugt hat. Seminarteilnehmer schätzen an ihr besonders den Mix aus Theorie und praktischer Anwendung. Ich schätze ihre Professionalität bei der konzeptionellen Zusammenarbeit und in der Beratung zu Trainingsdesigns und -methoden ebenso wie ihr Engagement bei der Weiterentwicklung von Trainings und Ihre Zuverlässigkeit in der Zusammenarbeit sehr."

Elke Westmeier

Spezialistin Qualifizierung, AXA Konzern AG, Köln

"Seit Jahren führen wir unsere Schulungen rund um das Projektmanagement an allen Standorten ausschließlich mit Frau Dietrich durch. Dabei reicht das Spektrum der Veranstaltungen vom Einzelcoaching bis zur Vorbereitung von Mitarbeitern für die Projektarbeit und Projektleitung. Die Schulungen wurden sehr kompetent und vor allem individuell auf die Bedürfnisse der Teilnehmer und des Unternehmens zugeschnitten, verbunden mit vielen wertvollen Tipps und Beispielen aus der Praxis. Besonders hervorzuheben ist der sehr gute Mix aus Theorie und praktischen Übungen. Das Feedback der Teilnehmer zu den Schulungen war durchgehend sehr positiv und wir können Frau Dietrich uneingeschränkt weiterempfehlen."

Dr. Jürgen Plitt

Stv. Leiter Demandmanagement, Talanx Deutschland Bancassurance

"Begeistert blicke ich auf die wertvollen und ereignisreichen Projektmanagement-Seminare von Frau Dietrich zurück. Nicht nur fachlich überzeugen die Seminare, ausgestattet mit einer reichhaltigen Toolbox für Projektleiter, sondern insbesondere auch durch den lebendigen und praxisnahen Austausch der Teilnehmer. Dem Thema Kommunikation als Schlüssel nachhaltigen Projekterfolgs wird somit an allen Seminartagen besonderer Raum gegeben. Die intensiven Trainings zur Führungskompetenz als Projektleiter machen die reichhaltigen Seminarinhalte erlebbar und zu einem „Mehrwert“ für die persönliche Weiterentwicklung."

Antje Rahlf

neue leben Lebensversicherung AG, Hamburg

"Warum ich gern mit Frau Dietrich zusammenarbeite? Sie ist erfahren und kompetent. Aufgrund ihrer mehrjährigen Tätigkeit als innerbetriebliche Dienstleisterin im Angestelltenverhältnis kennt sie die Matrix-Struktur von Projektarbeit in Großunternehmen und setzt diese Erfahrung direkt und unkompliziert in ihrem Tun um. Als Trainerin geht sie souverän mit Gruppenprozessen und didaktischen Baustellen sowie ungeplanten Stakeholder-Interventionen um und bindet diese gewinnbringend ein. Anforderungen, Bedarfe und Veränderungen in unterschiedlichen Konzeptions- und Umsetzungsphasen werden als Herausforderungen verstanden und konstruktiv aufgenommen ..."

Gottfried Rabenau

Personalentwicklung, Talanx Service AG

"Ich kann Frau Dietrich nur ein riesiges Kompliment machen. Es ist sehr erstaunlich, wie effizient sie auch diesen 3. Baustein durchgeführt hat. Sie bindet das Wissen der Teilnehmer mit ein (optimal!) und ergänzt aus Ihrer Erfahrung mit sehr konkreten Hinweisen. So habe ich den Eindruck, einen ganzen "Rucksack" voll mit in die Praxis mitzunehmen.

100% professionell, hervorragende Methodik und Seminarführung, motivierend!!! Es macht großen Spaß, mit Frau Dietrich zusammenzuarbeiten. Vielen, vielen Dank und alles Gute!"

Volker Lengemann

Talanx Service AG

"Frau Sabine Dietrich verkörpert und lebt Projektmanagement pur. Ich habe vorher schon einige andere Projektmanagement-Weiterbildungen besucht, doch keine der Veranstaltungen war so praxisnah und authentisch wie die von Frau Dietrich. Ihr großer Erfahrungsschatz aus dem richtigen, echten Projektmanagement-Leben ist in ihren Seminaren ganz deutlich zu spüren. Das ist genau das Werkzeug, das ich für meine tägliche, operative Projektmanagementtätigkeit benötige. In Frau Dietrichs Seminaren gibt es zudem immer ausreichend Gelegenheit, das Gelernte praktisch zu üben. Die Feedbacks von Frau Dietrich in diesem Zusammenhang sind Gold wert. Ich fühle mich hervorragend auf Projektmanagement vorbereitet!"

Gerd Germann

Produktmanager und Projektleiter von Produktentwicklungsprojekten
HDI Lebensversicherung AG

"Frau Dietrich leitete als externe Trainerin alle Seminarteile meiner Ausbildung zum Projektleiter nach Konzernstandards. Von der Vermittlung der Grundkenntnisse bis hin zu Rollenspielen als Kommunikations- und Führungstraining hatte sie immer das richtige Mittel parat, den jeweiligen Lerninhalt anschaulich, verständlich und professionell zu vermitteln. Dabei blieb ihre langjährige Erfahrung aus der Praxis jederzeit spürbar. Das individuelle Vorgehen macht es jedem Seminarteilnehmer möglich, auch komplexere Themen nachzuvollziehen ..."

Andreas Gaida

Produktmanager, Talanx Deutschland Bancassurance

"Ich möchte mich nochmals ausdrücklich für Ihre tolle Workshop-Begleitung letzte Woche bedanken. In unserem Haus gibt es noch interessierte Mitarbeiter, denen ich Ihren Workshop bereits wärmstens ans Herz gelegt habe ..."

Karl-Heinz Sedlmayer

Essener Systemhaus, Betrieb der Stadt Essen – IT-Strategie / Vertrieb

"Seit vielen Jahren arbeite ich mit Frau Sabine Dietrich zusammen. Dabei bin ich immer wieder aufs Neue begeistert, wie aufmerksam, zuverlässig und absolut kompetent sie ihre Kunden im Bereich des Projektmanagements begleitet. Dabei ist auch außerhalb des Seminarraums jeder Kontakt mit Frau Dietrich ein sehr angenehmer. Von mir bekommt Frau Dietrich nur 'Bestnoten'!"