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"Adaptives Projektmanagement"



Warum Multitasking zum Scheitern verurteilt ist

Warum dieses in Unternehmen nichts zu suchen hat

Zu Hause ein Menü kochen, gleichzeitig in fünf Töpfen rühren, nebenher noch die Spülmaschine ausräumen, den Tisch decken und mich mit meinem Mann unterhalten – das ist Multitasking vom Feinsten!

Passe ich jedoch an einer Stelle nicht auf, kann es ganz schnell passieren, dass das Essen verbrennt oder ich einen Teil roh auf den Tisch bringe. Und dann kann von sinnvollem Multitasking keine Rede mehr sein …

Und warum? Weil ich nicht bei der Sache war, ganz klar und simpel. Warum also ist umgekehrt vielen Mitarbeitern und Führungskräften noch nicht bewusst, dass Multitasking sehr schnell nach hinten losgehen kann?

Die Königsdisziplin

In der Business-Welt wird der schnöde Traum vom Multitasking bis heute groß geschrieben, ja sogar gefordert. Hier ein kurzer Zwischenruf, da mehrere Aufgaben parallel – das verlangt der moderne Arbeitsalltag nun einmal.

Müssen sich die Mitarbeiter jedoch immer wieder neu in ihre bereits begonnene Aufgabe reindenken, sei es weil eine Mail aufploppt, ein Kollege ein ach so wichtiges Anliegen hat oder ein Kunde anruft, ist es mit der Konzentration und mit den guten Ergebnissen schnell vorbei.

Und damit ist die sonst so gelobte Fähigkeit des Multitaskings nicht nur nicht die beste Disziplin, sondern vielmehr eher schädlich. Schädlich deshalb, weil erwiesenermassen durch Multitasking jede einzelne Aufgabe letztendlich bis zu 40 % länger dauert.

Doch die zerstörte Konzentration ist nur die eine Seite des Spiels. Ich bin der Überzeugung, dass sich in erster Linie Unternehmen und Führungskräfte selbst an die Nase fassen müssen. Denn die meisten Organisationen sind schlichtweg überlastet. Durch den hohen Anspruch an sich selbst, vielmehr aber aus Angst auch mal vor einem „Nein“ wollen sie jeden Bedarf bedienen und in der Königsklasse mitspielen, weshalb sie jeden Auftrag annehmen, jedes Projekt realisieren wollen – und alles zeitgleich. Hallo, Überforderung!

Das Maß ist voll!

Diese Anforderung spiegelt sich am Arbeitsplatz jedes einzelnen Mitarbeiters wider. Das kennen Sie sicher aus eigener Erfahrung: Sind Sie als Experte in zahlreichen parallel laufenden Projekten eingeplant, können Sie von Beginn an von einer mittleren Katastrophe ausgehen. Dann sind Sie nämlich alle zwei Stunden in einem anderen Meeting und sollen in dieser Zeit Ihre Ideen zu unterschiedlichsten Projekten einbringen.

Zurück am Arbeitsplatz ist von Gedankenordnung auch keine Spur, denn hier geht das „Multitasking“ direkt weiter: Für Projekt eins müssen Sie noch ein Schreiben erstellen, dabei klingelt aber dauernd das Telefon für Projekt zwei und das Postfach wird mit Mails für Projekt drei bombardiert.

Die Folge davon: Das angebliche Multitasking wird zum Effizienzkiller und verschlechtert Ihre Arbeitsergebnisse.

Klare Grenzen setzen

Wie schaffen Sie es also, sich inmitten von Stress, Hektik und einer Litanei an Aufgaben und Ablenkungen auf ein Thema zu fokussieren? Um dem lästigen Multitasking ein Ende zu bereiten, helfen Ihnen diese drei Tipps:

  • Suchen Sie sich die richtige Arbeitsumgebung. Nehmen Sie sich für konzentrationsintensive Themen zum Beispiel einen Tag im Homeoffice oder ziehen Sie sich in ein Besprechungszimmer zurück, wo Sie niemand stört.
  • Bekennen Sie sich zu Singletasking. Fokussieren Sie sich bewusst jeweils nur auf eine einzige Aufgabe und widerstehen Sie der Versuchung, eine zweite Aufgabe parallel zu beginnen oder voranzutreiben.
  • Lassen Sie sich nicht unterbrechen. Sie müssen nicht jederzeit ans Telefon gehen, E-Mails lesen oder auf das Smartphone schauen. Möchte ich konzentriert arbeiten, stelle ich mein Telefon, die E-Mail-Benachrichtigungen und mein Smartphone auf lautlos und reagiere erst wieder, wenn ich meine Aufgabe zu Ende gebracht habe.

Im Keim ersticken

Um schädlichem Multitasking von Anfang an keine Chance zu geben, muss sich nicht nur jeder einzelne Mitarbeiter, sondern auch das Unternehmen in Selbstdisziplin üben. Es ist an der Führungsebene, Projekte zu staffeln und die Ressourcen der Mitarbeiter im Blick zu halten: Wann sind die Mitarbeiter wieder so frei, dass Sie das nächste Projekt ansteuern können? Trägt diese Herangehensweise Früchte, können Sie sich Multitasking getrost sparen und die Effizienz der Gesamtorganisation messbar steigern.

Mit besten Grüßen

Ihre Sabine Dietrich

"Sabine Dietrich besticht nicht nur durch ihre Methodenkompetenz. Auch durch den Blick für die Situation: Sowohl im Projekt selbst als auch im unternehmenspolitischen Umfeld kann sie kritische Situationen antizipieren und frühzeitig unterstützen, diese zu vermeiden. Sie verfügt über eine starke Empathie, kann Personen sehr gut einschätzen und motivieren und findet schnell Zugang und Akzeptanz. Frau Dietrich ist den entscheidenden Tick schneller als andere und dabei 100% zuverlässig. Das sind genau die Grundlagen, die man für erfolgreiche Projektarbeit braucht ..."

Knut Alex

Chief Financial Officer / Chief Operating Officer
CiV Life Moskau

„Frau Dietrich schafft es durch ihr kompetentes, souveränes Auftreten und ihre offene Art, die Teilnehmer von Beginn an zu motivieren. Sie vermittelt alle Inhalte mit reichlich Fachkompetenz auf eine sehr lehrreiche, praxisrelevante und auf alle Teilnehmer abgestimmte Art und Weise. Dabei schafft sie in den Seminaren eine persönliche, fast schon familiäre Atmosphäre.  Untermauert durch ihren großen Erfahrungsschatz ist Frau Dietrich in der Lage, Anregungen für das Tagesgeschäft und die Projektarbeit weiterzugeben und animiert dabei die Teilnehmer, auch mal über den Tellerrand zu schauen. Auf alle Fragen und Wünsche der Teilnehmer geht sie sehr professionell ein.
Wir, und vor allem unsere Projektleiter, freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“

Nils-Henrik Kühne

Leiter Project Management Office (PMO)
Verband der Vereine Creditreform e.V.

"Durch die professionelle, erfahrene und individuelle Unterstützung von Frau Dietrich und mpmEXPERTS konnten wir unser Projektmanagement deutlich im Sinne unseres Reifegradmodells weiterentwickeln.

Die auf unser Unternehmen zugeschnittenen Schulungen wurden von den Mitarbeitern sehr positiv aufgenommen und haben dabei geholfen, einen Kulturwandel einzuleiten. Die gemeinsam überarbeiteten und teilweise neu eingeführten Elemente zeigen bereits Wirkung bei der Zielsetzung, unser Projektmanagement noch risiko- und kosteneffizienter aufzustellen."

Frank Raue

Leiter Betriebsorganisation der Delvag Gruppe, der Versicherungsgruppe im Lufthansa-Konzern

"Frau Dietrich führt für unser Unternehmen Führungskräftetrainings durch. Wir haben sie dafür ausgewählt, weil sie uns durch ihre Kompetenz, ihre strukturierte Arbeitsweise und ihr souveränes Handeln überzeugt hat. Seminarteilnehmer schätzen an ihr besonders den Mix aus Theorie und praktischer Anwendung. Ich schätze ihre Professionalität bei der konzeptionellen Zusammenarbeit und in der Beratung zu Trainingsdesigns und -methoden ebenso wie ihr Engagement bei der Weiterentwicklung von Trainings und Ihre Zuverlässigkeit in der Zusammenarbeit sehr."

Elke Westmeier

Spezialistin Qualifizierung, AXA Konzern AG, Köln

"Seit Jahren führen wir unsere Schulungen rund um das Projektmanagement an allen Standorten ausschließlich mit Frau Dietrich durch. Dabei reicht das Spektrum der Veranstaltungen vom Einzelcoaching bis zur Vorbereitung von Mitarbeitern für die Projektarbeit und Projektleitung. Die Schulungen wurden sehr kompetent und vor allem individuell auf die Bedürfnisse der Teilnehmer und des Unternehmens zugeschnitten, verbunden mit vielen wertvollen Tipps und Beispielen aus der Praxis. Besonders hervorzuheben ist der sehr gute Mix aus Theorie und praktischen Übungen. Das Feedback der Teilnehmer zu den Schulungen war durchgehend sehr positiv und wir können Frau Dietrich uneingeschränkt weiterempfehlen."

Dr. Jürgen Plitt

Stv. Leiter Demandmanagement, Talanx Deutschland Bancassurance

"Begeistert blicke ich auf die wertvollen und ereignisreichen Projektmanagement-Seminare von Frau Dietrich zurück. Nicht nur fachlich überzeugen die Seminare, ausgestattet mit einer reichhaltigen Toolbox für Projektleiter, sondern insbesondere auch durch den lebendigen und praxisnahen Austausch der Teilnehmer. Dem Thema Kommunikation als Schlüssel nachhaltigen Projekterfolgs wird somit an allen Seminartagen besonderer Raum gegeben. Die intensiven Trainings zur Führungskompetenz als Projektleiter machen die reichhaltigen Seminarinhalte erlebbar und zu einem „Mehrwert“ für die persönliche Weiterentwicklung."

Antje Rahlf

neue leben Lebensversicherung AG, Hamburg

"Warum ich gern mit Frau Dietrich zusammenarbeite? Sie ist erfahren und kompetent. Aufgrund ihrer mehrjährigen Tätigkeit als innerbetriebliche Dienstleisterin im Angestelltenverhältnis kennt sie die Matrix-Struktur von Projektarbeit in Großunternehmen und setzt diese Erfahrung direkt und unkompliziert in ihrem Tun um. Als Trainerin geht sie souverän mit Gruppenprozessen und didaktischen Baustellen sowie ungeplanten Stakeholder-Interventionen um und bindet diese gewinnbringend ein. Anforderungen, Bedarfe und Veränderungen in unterschiedlichen Konzeptions- und Umsetzungsphasen werden als Herausforderungen verstanden und konstruktiv aufgenommen ..."

Gottfried Rabenau

Personalentwicklung, Talanx Service AG

"Ich kann Frau Dietrich nur ein riesiges Kompliment machen. Es ist sehr erstaunlich, wie effizient sie auch diesen 3. Baustein durchgeführt hat. Sie bindet das Wissen der Teilnehmer mit ein (optimal!) und ergänzt aus Ihrer Erfahrung mit sehr konkreten Hinweisen. So habe ich den Eindruck, einen ganzen "Rucksack" voll mit in die Praxis mitzunehmen.

100% professionell, hervorragende Methodik und Seminarführung, motivierend!!! Es macht großen Spaß, mit Frau Dietrich zusammenzuarbeiten. Vielen, vielen Dank und alles Gute!"

Volker Lengemann

Talanx Service AG

"Frau Sabine Dietrich verkörpert und lebt Projektmanagement pur. Ich habe vorher schon einige andere Projektmanagement-Weiterbildungen besucht, doch keine der Veranstaltungen war so praxisnah und authentisch wie die von Frau Dietrich. Ihr großer Erfahrungsschatz aus dem richtigen, echten Projektmanagement-Leben ist in ihren Seminaren ganz deutlich zu spüren. Das ist genau das Werkzeug, das ich für meine tägliche, operative Projektmanagementtätigkeit benötige. In Frau Dietrichs Seminaren gibt es zudem immer ausreichend Gelegenheit, das Gelernte praktisch zu üben. Die Feedbacks von Frau Dietrich in diesem Zusammenhang sind Gold wert. Ich fühle mich hervorragend auf Projektmanagement vorbereitet!"

Gerd Germann

Produktmanager und Projektleiter von Produktentwicklungsprojekten
HDI Lebensversicherung AG

"Frau Dietrich leitete als externe Trainerin alle Seminarteile meiner Ausbildung zum Projektleiter nach Konzernstandards. Von der Vermittlung der Grundkenntnisse bis hin zu Rollenspielen als Kommunikations- und Führungstraining hatte sie immer das richtige Mittel parat, den jeweiligen Lerninhalt anschaulich, verständlich und professionell zu vermitteln. Dabei blieb ihre langjährige Erfahrung aus der Praxis jederzeit spürbar. Das individuelle Vorgehen macht es jedem Seminarteilnehmer möglich, auch komplexere Themen nachzuvollziehen ..."

Andreas Gaida

Produktmanager, Talanx Deutschland Bancassurance

"Ich möchte mich nochmals ausdrücklich für Ihre tolle Workshop-Begleitung letzte Woche bedanken. In unserem Haus gibt es noch interessierte Mitarbeiter, denen ich Ihren Workshop bereits wärmstens ans Herz gelegt habe ..."

Karl-Heinz Sedlmayer

Essener Systemhaus, Betrieb der Stadt Essen – IT-Strategie / Vertrieb

"Seit vielen Jahren arbeite ich mit Frau Sabine Dietrich zusammen. Dabei bin ich immer wieder aufs Neue begeistert, wie aufmerksam, zuverlässig und absolut kompetent sie ihre Kunden im Bereich des Projektmanagements begleitet. Dabei ist auch außerhalb des Seminarraums jeder Kontakt mit Frau Dietrich ein sehr angenehmer. Von mir bekommt Frau Dietrich nur 'Bestnoten'!"