Warum Multitasking zum Scheitern verurteilt ist

Zu Hause ein Menü kochen, gleichzeitig in fünf Töpfen rühren, nebenher noch die Spülmaschine ausräumen, den Tisch decken und mich mit meinem Mann unterhalten – das ist Multitasking vom Feinsten!

Passe ich jedoch an einer Stelle nicht auf, kann es ganz schnell passieren, dass das Essen verbrennt oder ich einen Teil roh auf den Tisch bringe. Und dann kann von sinnvollem Multitasking keine Rede mehr sein …

Und warum? Weil ich nicht bei der Sache war, ganz klar und simpel. Warum also ist umgekehrt vielen Mitarbeitern und Führungskräften noch nicht bewusst, dass Multitasking sehr schnell nach hinten losgehen kann?

Die Königsdisziplin

In der Business-Welt wird der schnöde Traum vom Multitasking bis heute groß geschrieben, ja sogar gefordert. Hier ein kurzer Zwischenruf, da mehrere Aufgaben parallel – das verlangt der moderne Arbeitsalltag nun einmal.

Müssen sich die Mitarbeiter jedoch immer wieder neu in ihre bereits begonnene Aufgabe reindenken, sei es weil eine Mail aufploppt, ein Kollege ein ach so wichtiges Anliegen hat oder ein Kunde anruft, ist es mit der Konzentration und mit den guten Ergebnissen schnell vorbei.

Und damit ist die sonst so gelobte Fähigkeit des Multitaskings nicht nur nicht die beste Disziplin, sondern vielmehr eher schädlich. Schädlich deshalb, weil erwiesenermassen durch Multitasking jede einzelne Aufgabe letztendlich bis zu 40 % länger dauert.

Doch die zerstörte Konzentration ist nur die eine Seite des Spiels. Ich bin der Überzeugung, dass sich in erster Linie Unternehmen und Führungskräfte selbst an die Nase fassen müssen. Denn die meisten Organisationen sind schlichtweg überlastet. Durch den hohen Anspruch an sich selbst, vielmehr aber aus Angst auch mal vor einem „Nein“ wollen sie jeden Bedarf bedienen und in der Königsklasse mitspielen, weshalb sie jeden Auftrag annehmen, jedes Projekt realisieren wollen – und alles zeitgleich. Hallo, Überforderung!

Das Maß ist voll!

Diese Anforderung spiegelt sich am Arbeitsplatz jedes einzelnen Mitarbeiters wider. Das kennen Sie sicher aus eigener Erfahrung: Sind Sie als Experte in zahlreichen parallel laufenden Projekten eingeplant, können Sie von Beginn an von einer mittleren Katastrophe ausgehen. Dann sind Sie nämlich alle zwei Stunden in einem anderen Meeting und sollen in dieser Zeit Ihre Ideen zu unterschiedlichsten Projekten einbringen.

Zurück am Arbeitsplatz ist von Gedankenordnung auch keine Spur, denn hier geht das „Multitasking“ direkt weiter: Für Projekt eins müssen Sie noch ein Schreiben erstellen, dabei klingelt aber dauernd das Telefon für Projekt zwei und das Postfach wird mit Mails für Projekt drei bombardiert.

Die Folge davon: Das angebliche Multitasking wird zum Effizienzkiller und verschlechtert Ihre Arbeitsergebnisse.

Klare Grenzen setzen

Wie schaffen Sie es also, sich inmitten von Stress, Hektik und einer Litanei an Aufgaben und Ablenkungen auf ein Thema zu fokussieren? Um dem lästigen Multitasking ein Ende zu bereiten, helfen Ihnen diese drei Tipps:

• Suchen Sie sich die richtige Arbeitsumgebung. Nehmen Sie sich für konzentrationsintensive Themen zum Beispiel einen Tag im Homeoffice oder ziehen Sie sich in ein Besprechungszimmer zurück, wo Sie niemand stört.
• Bekennen Sie sich zu Singletasking. Fokussieren Sie sich bewusst jeweils nur auf eine einzige Aufgabe und widerstehen Sie der Versuchung, eine zweite Aufgabe parallel zu beginnen oder voranzutreiben.
• Lassen Sie sich nicht unterbrechen. Sie müssen nicht jederzeit ans Telefon gehen, E-Mails lesen oder auf das Smartphone schauen. Möchte ich konzentriert arbeiten, stelle ich mein Telefon, die E-Mail-Benachrichtigungen und mein Smartphone auf lautlos und reagiere erst wieder, wenn ich meine Aufgabe zu Ende gebracht habe.

Im Keim ersticken

Um schädlichem Multitasking von Anfang an keine Chance zu geben, muss sich nicht nur jeder einzelne Mitarbeiter, sondern auch das Unternehmen in Selbstdisziplin üben. Es ist an der Führungsebene, Projekte zu staffeln und die Ressourcen der Mitarbeiter im Blick zu halten: Wann sind die Mitarbeiter wieder so frei, dass Sie das nächste Projekt ansteuern können? Trägt diese Herangehensweise Früchte, können Sie sich Multitasking getrost sparen und die Effizienz der Gesamtorganisation messbar steigern.

Mit besten Grüßen

Ihre Sabine Dietrich